Euskadiko Aholku Batzorde Juridikoari egindako kontsulten izapidetze elektronikoa - Erabiltzailearen eskuliburua

0.   Identifikazio elektronikoa

Identifikatu beharra dago, euskal administrazioak bide elektronikotik izapidetzeko onartzen dituen bitartekoetako edozeinekin:

1.   Identifikatzea

1.1 Datu pertsonalak

Izapidetzailearen datu pertsonalak betetzeko atala. Kasurik gehienetan, datu hauek modu automatikoan jasoko dira, identifikazio elektronikoa egiteko erabili den ziurtagiri elektronikotik.

Datu horiek osatu eta "Onartu" sakatu ondoren, formularioan aukera berri bat agertuko da, eskatzailea zein eratara ari den adierazteko, alegia, erakunde interesdun gisa (Entitatearen Ordezkariaren Ziurtagiria edo baliokide bat izan behar du, eta honen bidez identifikatu) edo ordezkari gisa (Euskal Autonomia Erkidegoko Ordezkarien erregistro elektronikoan agertu zein ez).

Aldizkako eskaeretarako ez da beharrezkoa ordezkarien erregistro elektronikoan alta ematea.

Hala ere, aipatu erregistroan erakundeko langile gisa izena ematea gomendatzen dugu, erakundeko kide batek edo batzuek kontsulta eskaerak ohikotasunez izapetzen badituzte.

Izapidegileak Ordezkarien erregistro elektronikoan inskribatzeak gaitasuna ematen dio erregistro horretan profil bat esleitzen zaion pertsonari eskaerak erakunde interesdun gisa izapidetzeko. Horrela, erakundeak jasoko ditu espedienteari buruzko jakinarazpenak. Kontsulta-eskaera bat modu horretan izapidetzeko moduari buruzko azalpen zehatz bat dago Tramitazio elektronikorako gida (erakundeentzat) web orrian.

Era berean, ordezkariaren profila duen pertsonak erakundearen espedienteetara sartzeko aukera izango du, baldin eta espediente horietarako gaituta badago, bere Nire Karpeta espazioaren bidez. Nire karpeta erabiltzeko gidaliburua-n, "Espedienteen zerrenda, profilaren arabera" atalean, xehetasun handiagoz azaltzen da hori.

1.1.1 Interesdun gisa ari bada

“Pertsona/entitate interesdun gisa espedientean” aukeratuz gero, ez da “Datu pertsonalak” atalean datu berririk sartu behar.

1.1.2 Ordezkari gisa ari bada

“Ordezkaria” aukeratuta, aurretik sartu diren datuak, ordezkariari buruzkoak, pantailatik desagertuko dira, eta formulario berri bat agertuko da, ordezkatutako erakunde edo instituzioaren datuak sartzeko:

Titularra den erakundearen datuak modu automatikoan agertuko dira, Ordezkarien erregistro elektronikoan identifikatu den pertsona ordezkari duen erakunderen bat agertzen bada. Hala ez balitz, datu hauek eskuz bete beharko dira.

1.2 Datu jakinarazpenak

Jakinarazpenen hartzailea

Atal honek jakinarazpenak jasoko dituenaren inguruko informazioa ematen du.

Izapidetzea ordezkari gisa egiten ari denean, jakinarazpenak ordezkari den persona horri bakarrik helduko zaizkio.

Identifikazioa Entitatearen Ordezkariaren Ziurtagiri bidez (titular gisa) egin bada, erakundea bera (entitarearen ziurtagiria erabiliz jakinarazpenetara sartuz gero) eta Ordezkarien Erregistroan prozedura horretarako gaituak izan diren langile guztiak izango dira hartzaileak.

Jakinarazpen eta komunikazioetarako kanala

Komunikazioetarako bidearen inguruko informazioa (hartzaile den pertsona zein erakundearen “Nire karpeta” espazioa izango da).

Komunikazio hizkuntza

Hemen aukeratu daiteke komunikazioetarako nahiago den hizkuntza.

Abisuak jasotzeko datuak

Atal honetan posta elektronikoko helbide bat zehaztu behar da. Aukeran, SMS testu-mezuak jasotzeko telefono zenbaki bat ere sar daiteke. Posta elektroniko edo SMS mezu hori ez da berez jakinarazpen bat, abisu bat baizik, jakinarazpena eskuragarri dagoen abisua.

Datuak erabiltzeko baimena

Aukeratu sartu diren komunikazioetarako datuak administrazioarekin izango diren izapide guztientzako diren edo esku arteko espedientearentzako bakarrik.

2.   Datuak bete

Urrats honetan eskaeraren datu nagusiak zehaztu behar dira. Formularioa atal bitan banatuta dago:

2.1   Kontsultaren datuak

Kontsultaren gaia, erreferentzia-zenbakia (baldin badauka), prozeduraren hizkuntza eta harremanetarako persona, Batzordearen eta kontsultaren egilea den erakundearen etorkizuneko harremanetarako.

2.2   Erantzukizunpeko adierazpenak

Eskaeraren benetakotasunaren adierazpena behar da. Aukera hau berez gaituta dago.

3.a.   Kontsulta berri bati dokumentuak erantsi

Ohar garrantzitsua: sail hau kontsulta eskaera berrien sorrerari bakarrik dagokio. Aurretik sortua izan den kontsulta bati dokumentu berriak (dokumentazioa gehitzea, behin betiko ebazpenak, etab.) eransteko jarraibideak 3.b. Izapidetzen ari den kontsulta bati dokumentuak erantsi atalean daude.

Hirugarren formulario honetan kontsulta eskaeraren dokumentuak erantsi behar dira. Hauetako bakoitza bere izaera zehaztuz sartu behar da: kontsulta eskaera, ebazpen-proposamena edo espedientea den.

Eskatutako dokumentu-motak honako hauek dira, eta bereizita, dokumentu-mota bakoitzaren arabera banatuta, bidali beharko dira:

1. Kontsulta eskaera: azaroaren 24ko 9/2004 Legearen 20.1. artikuluak zehazten dituen persona guztiek sinaturik.
2. Ebazpen-proposamena.
3. Espedientearen indizea.
4. Espedientea: kontsultarako ekartzen den gaiaren espedientea osatzen duten dokumentu guztiek osatua.

   Espediente motako dokumentazioa bi modu ezberdinetan bidali daiteke:

   a) Fitxategi bakar batean. Kasu honetan, espedienteko orrialde guztiak zenbakitu behar dira, eta Espedientearen indizea dokumentuan azpi-dokumentuen aurkibide bat jarri, bakoitzaren orrialde zenbakia zehaztuz.

   b) Espedienteak duen dokumentu bakoitzerako fitxategi bana. Kasu honetan, Espedientearen indizea dokumentuak hauetako bakoitzaren zenbaki korrelatiboak zehaztuko ditu. Gainera, fitxategi bakoitzaren izenak aurkibidean zehazten zaion zenbakia eramango du, gutxienez (“DOK 000” formatua, adibidez, DOK 001).

   Espedienteko dokumentuak  formatu konprimituetan bidaliz gero,  .ZIP luzapena baino ez da onartzen.

5. Ordezkaritzaren egiaztagiria. Ez da beharrezkoa.
6. Beste edozein dokumentu: aukera honen bidez espedientearen parte izan ez baina interesgarri jotzen diren dokumentu osagarriak erantsi ahal izango dira.

Dokumentuek irudiak jasotzen dituztenean, hauen digitalizazioak kalitate eta erresoluzio nahikoa duela bermatuko da.

 

Agertzen diren lau dokumentu-motetakoak ez diren dokumentuak eransteko “Hala badagokio, erantsi hemen beste edozein dokumentu” aukeratu behar da, eta deskribapen alternatibo bat zehaztu:

Dokumentuak espedientean sartzeko dagokion lerroko “Erantsi” botoia sakatu behar da.

Gainontzeko aukera biak, “Bilatu” eta “Aurkeztua”, berez daude Eusko Jaurlaritzaren egoitza elektronikoko formularioetan, baina ez dira erabilgarriak Euskadiko Aholku Batzordeari egindako kontsulta eskaeratan.

Mota bakoitzeko dokumentu bat baino gehiago erantsi daiteke. Horretarako, lehenengoa sartu ondoren agertuko den “Gehitu” botoia sakatuz, hurrengo dokumentuarentzako lerro berri bat sortuko da.

3.b. Izapidetzen ari den kontsulta bati dokumentuak eranstea

Aribidean dagoen kontsulta bati dokumentu berriak eransteko, lehenik espedientea ireki beharra dago, hura ikusteko baimena duten erakunde edo pertsonen "Nire Karpeta" aplikazioaren bidez. Nire Karpeta erabiltzeko gidaliburuak honi buruzko informazio zabala dakar.

Behin Nire Karpetan identifikatuta, pertsona edo erakunde horrek administrazioarekin dituen espedienteen zerrenda bat agertuko da.

Dokumentuak erantsi nahi zaizkion kontsultaren atalean, "Dokumentuak erantsi" botoia (aurreko irudian, laukizuzen gorri batean) sakatu behar da, eta espedienteari dagokion fitxa irekiko da. Honek hiru pantaila ditu.

- Lehenengoan kontsultaren datu nagusiak aldatu daitezke, beharrezkoa balitz.

- Hurrengo pantaila, "Dokumentuak erantsi" izenburukoa, kontsulta berrien atalean duen parekidearen oso antzekoa da, eta honetan eransten zaizkio hain zuzen ere dokumentu berriak kontsultari.

- Behin hori eginda, hirugarren pantailan "Bidali eskabidea" sakatu behar da (egindako aldaketak galdu egingo dira azken urrats hau gauzatzen ez bada).

3.c. Kontsulta kentzeko eskaera

Aribidean dagoen kontsulta bati kentzeko eskaera eransteko, lehenik espedientea ireki beharra dago, hura ikusteko baimena duten erakunde edo pertsonen "Nire Karpeta" aplikazioaren bidez. Nire Karpeta erabiltzeko gidaliburuak honi buruzko informazio zabala dakar.

Behin Nire Karpetan identifikatuta, pertsona edo erakunde horrek administrazioarekin dituen espedienteen zerrenda bat agertuko da.

Dokumentuak erantsi nahi zaizkion kontsultaren atalean, "Dokumentuak erantsi" botoia (aurreko irudian, laukizuzen gorri batean) sakatu behar da, eta espedienteari dagokion fitxa irekiko da. Honek hiru pantaila ditu.

- Lehenengoan kontsultaren datu nagusiak aldatu daitezke, beharrezkoa balitz.

- Hurrengo pantaila, "Dokumentuak erantsi" izenburukoa, kontsulta berrien atalean duen parekidearen oso antzekoa da, eta honetan eransten zaizkio hain zuzen ere dokumentu berriak kontsultari.

- Pantaila horretan bertan, "Kontsulta kentzeko eskaera" aukeran, erretiratzeko eskaeraren dokumentua erantsi behar da (beheko irudia lauki gorrian)

- Behin hori eginda, hirugarren pantailan "Bidali eskabidea" sakatu behar da (egindako aldaketak galdu egingo dira azken urrats hau gauzatzen ez bada).

4.   Sinatu eta bidali

Prozesuaren azken orrialdeak aurreko formularioetan sartu den informazio guztiaren bilduma erakusten du.

Behin hauek egiaztatuta, beheko eskuinaldean dagoen “Sinatu eta bidali” botoia sakatuz, eskaeraren izapidetzea bukatuko da.